Pro pořadí a umístění podpisů platí v souladu s ČSN 01 6910 následující pravidla:

• podpis se v obchodních a úředních dopisech umísťuje vlevo; je‑li datum vpravo, lze podpis umístit také vpravo,
• pod prázdným místem vynechaným pro vlastnoruční podpis odpovědného pracovníka se uvádí jeho titul, celé jméno, příjmení a dále jeho funkce, vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení, jméno se nezkracuje a žádný z údajů podpisu se neprostrkává,
• místo vynechané pro vlastnoruční podpis musí byt dostatečně velké, aby kromě podpisu bylo případně možné umístit i razítko,
• při umístění vlevo se píše jméno a funkce pracovníka zarovnaně od levé svislice, při umístění vpravo se funkce píše na střed pod jméno a příjmení nebo od stejné svislice jako jméno a příjmení,
• v případě podpisů dvou osob se vlevo podepisuje pracovník funkčně vyšší a vpravo pracovník funkčně nižší; jsou‑li pracovníci funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí podle příjmení,
• pokud písemnost podpisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která písemnost vyhotovila,
• jestliže je na písemnosti více podpisů než dva, umísťují se pod sebou po dvojicích,
• není‑li nutné opatřit písemnost vlastnoručním podpisem, lze podpis odpovědného pracovníka vypsat s poznámkou v. r. (= vlastní rukou), která se uvádí za jménem a neodděluje se čárkou (Ing. Marie Chybová v. r.), nenásleduje‑li za jménem titul v pozici přístavku, který oddělujeme čárkou z obou stran (Mgr. Petr Kouba, Ph.D., v. r.),
• zkratka v z., vz. (= v zastoupení) se uvádí před jménem a příjmením pověřené osoby (v z. Mgr. Vít Vrána), a to nad vytištěným jménem a příjmením zastupovaného,
• akademický titul není součástí vlastnoručního podpisu (o podpisech v osobních dopisech vedoucích pracovníků viz Grafická úprava dopisu),
• za podpisem se nepíše tečka,
• neodesílané kopie lze parafovat, jestliže dopis koncipoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše; parafa se umísťuje na levém dolním okraji.