Vyhledávání v obecných výkladech o jazykových jevech.

Grafická úprava dopisu

Obchodní a úřední dopisy

Doporučení pro grafickou úpravu textů a formální uspořádání obchodních a úředních dopisů nebo dopisů fyzických osob právnickým osobám jsou uvedena především v ČSN 01 6910.

Při úpravě dopisů se uplatňují například tyto zásady:

  • poštovní adresa odesílatele, popř. údaje o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, identifikační číslo a kontaktní údaje, se zpravidla uvádějí v hlavičce dopisu nebo v patě stránky,
  • dopis fyzické osoby zasílaný právnické osobě vždy začíná adresou odesílatele,
  • odvolací údaje lze uvádět buď ve sloupcové, nebo v řádkové podobě,
  • v dopisech bez popisků odvolacích údajů na předtisku či v šabloně dopisu se datum a místo odeslání zarovnává vlevo nebo vpravo; spisová značka a číslo jednací se píšou buď pod hlavičkou, nebo pod datem a místem odeslání,
  • pokud se uvádí místo odeslání, je v 1. p., čárka se mezi místem a datem odeslání nepíše, měsíc se v datu přednostně vyjadřuje číselně (Kutná Hora 2. 9. 2013, Břeclav 02.09.2013 – viz Kalendářní datum a místo původu),
  • předmět dopisu, heslovité vyjádření jeho obsahu (např. Oznámení, Usnesení, Rozhodnutí, Žádost, Výzva, Nabídka), se zpravidla vyznačí tučně, slovo Věc se před ním nepíše,
  • každý dopis začíná oslovením, a to v 5. p. (i v případě písemného styku s institucemi, kdy jméno příjemce neznáme, např. Vážené paní, vážení pánové – viz Oslovení a závěrečný pozdrav), pod oslovení se obvykle vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
  • text se zarovnává vlevo nebo do bloku (se zarovnáním levého i pravého okraje), při zarovnání do bloku se doporučuje používat dělení slov,
  • odstavce se člení zpravidla mezerami mezi odstavci o výšce jednoho řádku,
  • nad závěrečný pozdrav se vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
  • podpis (a s ním případně i razítko) se umísťuje vlevo, je-li datum vpravo, lze podpis umístit také vpravo (viz Podpisy),
  • upozornění na přílohy dopisu se uvádí pod posledním řádkem textu – oddělí se od něj mezerou o výšce jednoho až tří řádků a vyznačí se zpravidla tučně,
  • přílohy se mohou uvést údajem o jejich počtu (jsou-li vyjmenovány v textu, např. 3 přílohy), přímo vyjmenovat (při malém počtu, např. Prospekt, Ceník) nebo vyjmenovat pod vyznačeným nadpisem Přílohy (názvy jednotlivých příloh se pak uvádějí na samostatných řádcích a nevyznačují se, za nadpisem Přílohy se dvojtečka nepíše),
  • upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se po vynechání mezery o výšce jednoho až tří řádků poznamená pod podpis nebo pod upozornění na přílohy (při nedostatku místa lze rozdělovník umístit v pravé dolní čtvrtině stránky),
  • nadpisy Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se vyznačí zpravidla tučně, výčet adresátů se uvede pod nadpisy, dvojtečka se za těmito nadpisy rovněž nepíše,
  • má-li dopis více stran, na poslední stránce by měly být kromě pozdravu alespoň dva řádky textu posledního odstavce,
  • norma doporučuje upravit formátování prostřednictvím jednotného vizuálního stylu organizace a připouští, aby se jeho požadavky na vzhled dokumentů odchylovaly od ustanovení normy.

E-maily

ČSN 01 6910 se vztahuje také na e-maily, které se používají jako oficiální úřední nebo obchodní dopis, nikoli jako interní sdělení. Pro úpravu e-mailové korespondence platí stejné zásady jako pro úpravu dopisů, přičemž se využívají technologické možnosti elektronické pošty (např. heslovité vyjádření obsahu dopisu nahrazuje předmět e-mailu). Dělení slov ani zarovnání do bloku se v e-mailech nepoužívá.

Osobní dopisy vedoucích pracovníků

Ředitelé organizací, starostové měst, předsedové spolků a jiní vedoucí pracovníci mívají pro svou korespondenci zvláštní dopisní papíry, na nichž je již v hlavičce uvedeno jejich jméno a funkce.

Předmětem osobních dopisů mohou být pracovní záležitosti, např. jmenování pracovníka do funkce, doporučení, žádost o obchodní jednání, finanční příspěvek, poskytnutí mimořádného termínu, mimořádné podmínky smlouvy, ale i události společenského styku, např. blahopřání, poděkování, pozvání, omluva nebo projev soustrasti. Přestože obsah osobních dopisů vedoucích pracovníků bývá velmi různorodý, tyto dopisy stále slouží pro komunikaci jménem organizace a nelze je zaměňovat s dopisy soukromými. V dopisech do zahraničí se forma osobního dopisu obvykle nepoužívá.

Pro osobní dopisy vedoucích pracovníků platí částečně odlišná doporučení než pro obchodní a úřední korespondenci. Podle ČSN 01 6910 se jejich úprava řídí těmito pravidly:

  • datum a místo odeslání lze psát vlevo nebo vpravo,
  • v datu se měsíc nepíše číselně, ale slovem ve 2. p., mezi místem a datem odeslání se čárka nepíše (např. Praha 5. května 2012); v případě potřeby se pod datem uvede spisová značka odesílatele,
  • v základním textu dopisu se používá zpravidla mírně zvětšené řádkování,
  • mezi oslovením a následujícím textem se zpravidla vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
  • nové odstavce začínají odstavcovou zarážkou nebo se použije mezera mezi odstavci,
  • mezi poslední řádek textu a pozdrav se vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
  • podpis je vždy vlastnoruční, umístí se buď vlevo, nebo vpravo; pod podpis se již jméno a funkce obvykle nepíše,
  • upozornění na přílohy se uvádí vlevo stejně jako v jiných dopisech,
  • jméno a pracoviště nebo adresa příjemce se uvádějí na konci dopisu, zarovnávají se vlevo; pokračuje-li dopis na dalších listech, údaje o adresátovi se uvádějí na posledním listu vlevo dole,
  • na dopis se nedává razítko.