Písemná komunikace hraje v našem životě důležitou roli. Dopisy, e‑maily a jakékoli další texty jsou vizitkou svého pisatele –⁠ u příjemce často vytvářejí první dojem nejen o autorovi textu, ale také o podniku, úřadu či jiné organizaci, kde pracuje. Podmínkou dobře napsaného textu je nejen jeho obsahová a jazyková správnost, srozumitelnost a styl vhodný pro danou komunikační situaci, ale měly by v něm být respektovány i jisté formální zásady pro grafickou úpravu písemností, v jednotlivých organizacích pak také zásady jejich jednotného vizuálního stylu.

Pokyny pro grafickou úpravu textů a formální uspořádání obchodních a úředních dopisů i jiných písemností administrativní povahy jsou uvedeny v ČSN 01 6910. Tato česká technická norma není obecně závazná, nutnost respektovat její požadavky proto závisí na rozhodnutí organizace, pro niž autor text připravuje, nebo na rozhodnutí autora samotného. Užití zvyklostí normy při úpravě písemností však může přispět k snazšímu dorozumívání v obchodním a úředním styku.

ČSN 01 6910 obsahuje zjednodušená pravidla úpravy písemností, vyhovující rychlému a snadnému pořizování textů, která zohledňují technické možnosti textových procesorů. Při profesionálním zpracování textů v grafickém průmyslu, nakladatelstvích a vydavatelstvích je vhodné respektovat řadu přesnějších typografických doporučení, která nespadají do předmětu normy a přesahují i rámec této příručky. Stejně tak je obvykle třeba, aby konkrétní text respektoval různé související oborově specifické normy, předpisy, doporučení nebo zvyklosti.